Odpowiedzialność członków zarządu spółki z tytułu zaległości wobec ZUS

Wielu przedsiębiorców i menedżerów (członków zarządu) nie zdaje sobie niestety sprawy z powagi konsekwencji, jakie niesie za sobą niewypłacalność firmy. W przypadku problemów finansowych spółki, ZUS może domagać się zapłaty zaległych składek na ubezpieczenie społeczne bezpośrednio od członków zarządu – co oznacza ryzyko utraty prywatnego majątku. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie są przesłanki odpowiedzialności, jakie kroki można podjąć, aby jej uniknąć oraz jakie praktyczne działania mogą zabezpieczyć zarządzających przed negatywnymi konsekwencjami.

Podstawa prawna odpowiedzialności

Odpowiedzialność członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za zadłużenie względem ZUS – w tym za zaległe składki na ubezpieczenie społeczne – wynika bezpośrednio z art. 116 Ordynacji Podatkowej. Przepis ten stanowi, że członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeśli egzekucja z jej majątku okaże się w całości lub w części bezskuteczna.

Zgodnie z art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, regulacje te znajdują również zastosowanie do zaległości w składkach na rzecz ZUS, co oznacza, że członkowie zarządu mogą być pociągnięci do osobistej odpowiedzialności za ich nieopłacenie przez spółkę. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli spółka nie posiada środków na pokrycie swoich zobowiązań, to osoby pełniące funkcje zarządcze mogą ponosić konsekwencje finansowe, które uderzą bezpośrednio w ich majątek prywatny.

Przesłanki odpowiedzialności

Aby możliwe było przypisanie członkom zarządu odpowiedzialności za zobowiązania publicznoprawne spółki, muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki:

• Bezskuteczność egzekucji – egzekucja z majątku spółki musi okazać się w całości lub w części bezskuteczna. Oznacza to, że organ egzekucyjny podejmuje działania zmierzające do odzyskania należności, ale nie znajduje wystarczających aktywów spółki, z których mógłby się zaspokoić.
• Powstanie zaległości w okresie pełnienia funkcji – organ egzekucyjny musi wykazać, że zaległości powstały w okresie, gdy dana osoba była członkiem zarządu spółki. To kryterium odnosi się do momentu, w którym zobowiązanie powstało, a nie do chwili prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Okoliczności wyłączające odpowiedzialność

Członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności, jeśli wykaże, że:

1. Wskazał majątek spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości w znacznej części. Wskazanie musi być konkretne i odnosić się do realnych aktywów, które mogą być przedmiotem egzekucji.
2. We właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub zatwierdzono układ restrukturyzacyjny. Wniosek musi być złożony zgodnie z obowiązującymi przepisami, a moment jego złożenia ma kluczowe znaczenie dla ewentualnej odpowiedzialności członków zarządu.
3. Niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy – co może dotyczyć np. sytuacji, w której członek zarządu nie miał faktycznego wpływu na decyzje finansowe spółki. Brak winy może wynikać np. z braku dostępu do informacji finansowych czy marginalnej roli w organie zarządzającym.

Praktyczne konsekwencje dla członków zarządu

Osobista odpowiedzialność członków zarządu oznacza, że w przypadku niewypłacalności spółki i nieuregulowania składek na ubezpieczenie społeczne, ZUS może prowadzić egzekucję z prywatnego majątku członka zarządu. Może to prowadzić do zajęcia wynagrodzenia, kont bankowych czy nieruchomości należących do osoby fizycznej. W skrajnych przypadkach może dojść nawet do utraty majątku osobistego przez członków zarządu, jeśli nie podejmą oni odpowiednich działań zaradczych.

Jak zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością?

Aby uniknąć odpowiedzialności, członkowie zarządu powinni:

• Monitorować stan finansowy spółki, aby wcześnie identyfikować ryzyko niewypłacalności. Stała kontrola nad płynnością finansową pozwala unikać sytuacji, w której zobowiązania publicznoprawne pozostają niezapłacone.
• W razie problemów finansowych niezwłocznie podjąć działania restrukturyzacyjne lub zgłosić wniosek o upadłość. Zwlekanie z decyzją może skutkować poważniejszymi konsekwencjami prawnymi.
• Dokumentować decyzje podejmowane w ramach zarządu, aby w razie potrzeby móc wykazać brak winy w niezgłoszeniu upadłości. Dobrze prowadzona dokumentacja może stanowić dowód na to, że członek zarządu działał zgodnie z należytą starannością.
• Weryfikować kondycję spółki przed objęciem funkcji członka zarządu – przed przystąpieniem do organu zarządzającego warto przeprowadzić audyt finansowy, aby uniknąć wchodzenia do podmiotu, który już znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej.

Podsumowanie

Odpowiedzialność członków zarządu za zaległe składki ZUS jest rygorystyczna i może prowadzić do osobistej odpowiedzialności finansowej. Kluczowe jest podjęcie odpowiednich działań właściwie wcześnie, aby uniknąć negatywnych konsekwencji. Warto świadomie zarządzać spółką i monitorować jej sytuację finansową, aby zabezpieczyć się przed osobistym ryzykiem. Podjęcie odpowiednich kroków prewencyjnych, w tym dbałość o terminowe regulowanie zobowiązań publicznoprawnych oraz umiejętność identyfikacji sygnałów ostrzegawczych dotyczących kondycji finansowej przedsiębiorstwa, może skutecznie uchronić członków zarządu przed negatywnymi skutkami prawnymi i finansowymi wynikającymi z zaległości składkowych.

C&O to kancelaria adwokatów i radców prawnych z wieloletnim doświadczeniem. Od lat pomagamy przedsiębiorcom i osobom fizycznym. Nie boimy się trudnych spraw.