Zakres danych osobowych, które pracodawca może żądać od pracownika wynikający z Kodeksu Pracy to:
- imię i nazwisko
- imiona rodziców
- data urodzenia
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
- wykształcenie
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
- PESEL
- imiona, nazwiska, wiek dzieci
- innych danych, których potrzeba zebrania wynika z przepisów prawa i wynika z korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień (np. rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jeśli wynika to z regulaminu ZFŚS)
Zakres danych, które można przetwarzać wynikający z rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej(Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):
- wypełniony kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (tam między innymi znajduje się podstawa przetwarzania takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL, NIP, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, nr i seria dowodu osobistego, informacja o stosunku do powszechnego obowiązku obrony)
- świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. prawo jazdy dla kierowcy lub świadectwo ukończenia szkoły);
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
-
dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,
- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
- dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
UWAGA! Z końcem 2018 roku ww. rozporządzenie przestanie obowiązywać stąd zajdzie konieczność weryfikacji w tym zakresie.
Zakres danych, które można przetwarzać pracodawca w stosunku do pracowników będących cudzoziemcami (ustawa o skutkach powierzenia wykonania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP) to dokumenty poświadczające uprawnienie do pobytu i pracy na terenie RP. Ich brak może narazić pracodawcę na odpowiedzialność.
Zakres danych wynikający z przepisów podatkowych i przepisów ubezpieczeń społecznych to wszelkie dane, które są niezbędnie konieczne do wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z pełnienia funkcji płatnika zaliczek na podatek i składem na ubezpieczenia społeczne. Jeśli jakiś urzędowy formularz wymaga podania przez pracodawcę danych pracownika, pracodawca może je zebrać od pracownika i wykorzystać do tego celu.
Kwestie dodatkowe:
- zdjęcie – gdy wynika z interesu pracodawcy, np. używane są w firmie identyfikatory w celu zapewnienia bezpieczeństwa (obowiązek stosowania identyfikatorów należy wprowadzić obwieszczeniem lub regulaminu pracy). Umieszczenie zdjęć na stronie internetowej lub innych materiałach jest możliwe wyłącznie za jego zgodą.
- zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego – tylko w niezbędnym zakresie i gdy przepis prawa na to wskazuje (np. w stosunku do nauczycieli). W pozostałym zakresie pracodawca powinien dokonać samodzielnego sprawdzenia swojego pracownika w bazie KRK lub poprzestać na uzyskaniu od pracownika oświadczenia w tym zakresie.
- telefon, e-mail – brak przepisu prawnego, jednak w zależności od sytuacji można tłumaczyć uzyskanie tych danych uzasadnionym interesem pracodawcy (np. praca zdalna, inna potrzeba zachowania kontaktu (np. dyżury)).
- Numer rachunku bankowego – może być zbierany do celów rozliczenia się z wynagrodzenia.
Zakaz zbierania:
- kopia książeczki wojskowej – należy poprzestać na oświadczeniu z kwestionariusza osobowego
- kopia dowodu osobistego – brak podstawy do zbierania kopii dowodu osobistego pracownika
- zaświadczenie o zameldowaniu – brak podstaw do zbierania zaświadczenia o zameldowaniu. W przypadku jednak gdy przepis prawa nakłada na pracodawcę obowiązek jego podania (np. formularze ZUS ZZA i ZUS ZUA wymagają podania tych danych) można zażądać ich od pracownika w formie oświadczenia, prosząc w razie wątpliwości o ich potwierdzenie stosownym zaświadczeniem.
Występuje także pogląd, że kopie ww. dokumentów te mogą być zbierane gdy jest to uzasadnione względami pracodawcy, ale wówczas zbędne dane należy zamazywać (zanonimizować dokumenty w niezbędnym zakresie). Pogląd ten jest jednak odosobniony i tym samym niebezpieczny.
