[część II] Delegowanie pracowników – dyrektywa wdrożeniowa, obowiązki informacyjne i organizacyjne.

Kolejnym istotnym aktem jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014r.w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników.

W dyrektywie tej wskazano, iż głównym jej celem jest wzmocnienie kontroli w celu zapobiegania nadużywaniu oraz obchodzeniu obowiązujących przepisów przez przedsiębiorstwa korzystające z zapisanej w TFUE swobody świadczenia usług lub z przepisów dyrektywy 96/71/WE w sposób nieodpowiedni bądź nieuczciwy, oraz unikać tych zjawisk i je zwalczać.

W szczególności duży nacisk położono na konieczność kontrolowania zasadniczych elementów faktycznych świadczących o tymczasowym charakterze delegowania oraz spełnienia warunku, że pracodawca rzeczywiście prowadzi działalność w państwie członkowskim, z którego delegowani są pracownicy.

Wprost wskazano, iż brak certyfikatu dotyczącego obowiązującego prawodawstwa w zakresie ochrony socjalnej, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (zaświadczenie A1), może sugerować, że dana sytuacja nie powinna być uznawana za tymczasowe delegowanie do państwa członkowskiego innego niż państwo członkowskie, w którym dany pracownik zazwyczaj pracuje w ramach świadczenia usług.

Oznacza to, że istotną wagę przykłada się do uzyskania zaświadczenia A1 przez pracownika w Państwie macierzystym. Brak takiego zaświadczenia skutkuje domniemaniem, iż w takim przypadku nie występuje faktyczne delegowanie. Uzyskanie zaświadczenia A1 urasta więc do rangi niezwykle istotnego obowiązku.

Niezwykle silny nacisk w dyrektywie wdrożeniowej położono na kwestie kontroli zmierzających do wykrycia przypadków nadużycia prawa czy też prób jego obejścia – to jest stałego kierowania pracowników poza granice przez firmy nie prowadzące faktycznie istotnej działalności w krajach macierzystych.

Aby ustalić, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście prowadzi znaczącą działalność inną niż działalność zarządcza lub administracyjna o charakterze wyłącznie wewnętrznym, właściwe organy dokonują – biorąc pod uwagę szeroki przedział czasowy – całościowej oceny wszystkich elementów faktycznych cechujących taką działalność prowadzoną przez przedsiębiorstwo w państwie członkowskim prowadzenia działalności i, w razie konieczności, w przyjmującym państwie członkowskim. Do elementów tych mogą należeć w szczególności:

  1. miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma statutową siedzibę i administrację, korzysta z pomieszczeń biurowych, płaci podatki i składki na ubezpieczenie społeczne oraz – w stosownych przypadkach – zgodnie z prawem krajowym jest uprawnione do wykonywania zawodu lub jest zarejestrowane w izbach handlowych lub organizacjach branżowych;
  2. miejsce, w którym prowadzi się nabór pracowników delegowanych i z którego są oni delegowani;
  3. prawo właściwe dla umów zawieranych przez przedsiębiorstwo ze swoimi pracownikami z jednej strony, oraz prawo właściwe dla umów zawieranych z klientami przedsiębiorstwa z drugiej;
  4. miejsce, w którym przedsiębiorstwo prowadzi znaczącą działalność gospodarczą, oraz w którym zatrudnia personel administracyjny;
  5. liczba wykonanych umów lub wielkość obrotu uzyskanego w państwie członkowskim prowadzenia działalności, z uwzględnieniem szczególnej sytuacji m.in. nowo powstałych przedsiębiorstw i MŚP.

Aby ocenić, czy delegowany pracownik tymczasowo wykonuje swoją pracę w innym państwie członkowskim niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje, uwzględnia się wszystkie elementy faktyczne cechujące taką pracę i sytuację danego pracownika. Do elementów tych mogą należeć w szczególności:

  1. fakt, że praca jest wykonywana przez ograniczony okres w innym państwie członkowskim,
  2. data rozpoczęcia delegowania;
  3. fakt, że pracownik delegowany jest do innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym lub z którego ten pracownik zwyczajowo wykonuje swoją pracę zgodnie z rozporządzeniem
  4. fakt, że po zakończeniu wykonywania pracy lub usług, do wykonania których został delegowany, pracownik wraca do państwa członkowskiego, z którego został delegowany, lub ma w tym państwie ponownie podjąć pracę;
  5. charakter działalności;
  6. fakt, że pracodawca delegujący pracownika zapewnia mu transport, zakwaterowanie z wyżywieniem lub samo zakwaterowanie lub zapewnia zwrot odnośnych kosztów, a jeżeli tak – w jaki sposób jest to zapewniane lub jaka jest metoda stosowana przy zwrocie kosztów;
  7. fakt, że na danym stanowisku pracował w poprzednich okresach ten sam lub inny pracownik (delegowany).

W dyrektywie wdrożeniowej wskazano na możliwe do uchwalenia przez Państwa docelowe obowiązki o charakterze administracyjnym, spoczywające na pracodawcach delegujących pracowników, takie jak:

  1. wymóg złożenia odpowiedzialnym właściwym organom krajowym oświadczenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, w języku urzędowym (lub jednym z języków urzędowych) przyjmującego państwa członkowskiego lub w innym języku lub językach akceptowanych w przyjmującym państwie członkowskim, zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy, w tym:

(i)   dane identyfikacyjne usługodawcy;

(ii)   przewidywaną liczbę pracowników delegowanych, wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację;

(iii)   osoby, o których mowa w lit. e) i f);

(iv)   przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;

(v)   adres/adresy miejsca pracy; oraz

(vi)   charakter usług uzasadniający delegowanie;

  1. wymóg przechowywania, udostępniania lub zachowywania w okresie delegowania i w dostępnym oraz jasno określonym miejscu na swoim terytorium, takim jak miejsce pracy lub plac budowy, papierowych lub elektronicznych kopii umowy o pracę lub dokumentu równoważnego w rozumieniu dyrektywy  Rady 91/533/EWG 13  , w tym, w stosownych przypadkach, dodatkowych informacji, o których mowa w 4  tej dyrektywy, kart płac, rozliczeń czasu pracy wskazujących rozpoczęcie, zakończenie i długość dnia pracy oraz dowodów wypłaty wynagrodzeń lub kopii dokumentów równoważnych;
  2. wymóg dostarczenia w rozsądnym terminie dokumentów, o których mowa w lit. b), po zakończeniu okresu delegowania, na wniosek organów przyjmującego państwa członkowskiego;
  3. wymóg przedłożenia tłumaczenia dokumentów, o których mowa w lit. b), na język urzędowy lub jeden z języków urzędowych przyjmującego państwa członkowskiego lub na inne języki akceptowane przez przyjmujące państwo członkowskie;
  4. wymóg wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami państwa przyjmującego, w którym świadczone są usługi, oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień w razie potrzeby;
  5. wymóg wskazania osoby do kontaktów, działającej jako przedstawiciel, za którego pośrednictwem odpowiedni partnerzy społeczni mogą, w razie potrzeby, dążyć do nakłonienia usługodawcy do rozpoczęcia rokowań zbiorowych w przyjmującym państwie członkowskim zgodnie z prawem krajowym lub praktyką krajową, w okresie świadczenia usług. Osoba ta nie musi być tożsama z osobą, o której mowa w lit. e), i nie musi przebywać na terytorium przyjmującego państwa członkowskiego, musi jednak być dostępna na rozsądny i uzasadniony wniosek.

[część I] Delegowanie pracowników – zasady ogólne

Aktem prawnym normującym w największym stopniu zagadnienie delegowania pracowników jest Dyrektywa nr 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Dyrektywa ta znajduje zastosowanie do przedsiębiorstw prowadzących działalność w Państwie Członkowskim UE, które w ramach świadczenia usług poza jego granicami delegują pracowników na terytorium innego Państwa Członkowskiego.

Delegowanie pracowników może wystąpić w jednej z trzech postaci:

  1. delegowania pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium Państwa Członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, działającym w danym Państwie Członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub;
  2. delegowania pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium Państwa Członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub;
  3. jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel wynajmowanie pracownika przedsiębiorstwu, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium Państwa Członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą a pracownikiem.

Należy zacząć od definicji pracownika delegowanego – co pozwoli ustalić zakres pojęcia „delegowanie”. Otóż, zgodnie z powołaną Dyrektywą za “pracownika delegowanego” uważa się pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa w którym zwyczajowo pracuje. „Delegowanie” oznaczać więc będzie czynność prawną polegającą na wysyłaniu pracownika na terytorium innego Państwa członkowskiego.

Powyższa definicja jest niezwykle szeroka. W zakres pojęcia „delegowania” wchodzi każda forma wykonywania pracy na terytorium innego państwa. Oznacza to, że w zakres stosowania Dyrektywy wchodzą zarówno sytuacje, w których zmianie ulega miejsce pracy określone w umowie (oddelegowanie), jak i przypadki, w których praca na terenie innego państwa ma charakter incydentalny (podróż służbowa). Wydaje się, że Dyrektywa pozostawia swobodę w tym zakresie poszczególnym Państwom członkowskim.

Ponadto należy wskazać, iż dla potrzeb Dyrektywy stosuje się definicję pracownika, obowiązującą w prawie Państwa Członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany. Zapis ten może oznaczać na przykład potraktowanie osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia jako pracowników z wszystkimi tego konsekwencjami.

Podstawowym obowiązkiem wypływającym z Dyrektywy w odniesieniu do Delegowanych pracowników jest obowiązek zapewnienia im identycznych warunków pracy, jak te które obowiązują pracowników miejscowych, a w szczególności dotyczących:

  1. maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów wypoczynku;
  2. minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych;
  3. minimalnych stawek płacy, wraz ze stawką za nadgodziny;
  4. warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;
  5. zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy;
  6. środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
  7. równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji.

Za najistotniejsze z powyżej wymienionych uznać należy obowiązki w zakresie zapewnienia minimalnego wynagrodzenia, norm czasu pracy oraz płatnych urlopów. Zaznaczyć należy, że w połączeniu z regulacją zgodnie z którą dla potrzeb Dyrektywy stosuje się definicję pracownika, obowiązującą w prawie Państwa Członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany może doprowadzić do objęcia powyższymi przepisami również osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – jeżeli osoby te będą spełniały warunki uznania ich za pracowników zgodnie z ustawodawstwem kraju docelowego.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z Dyrektywą: Dodatki właściwe delegowaniu należy uważać za część płacy minimalnej, o ile nie są wypłacane z tytułu zwrotu wydatków faktycznie poniesionych na skutek delegowania, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. Oznacza to, że świadczenia takie jak diety, czy zwrot kosztów noclegów będą mogły zostać zaliczone do płacy minimalnej, pod warunkiem, że nie będą stanowiły zwrotu udokumentowanych przez pracownika wydatków lecz np. element wypłacany w formie ryczałtu.

Kierowanie pracowników pochodzących spoza Unii Europejskiej do pracy w krajach UE

W ostatnim czasie wielu z Państwa zwraca się do mnie z pytaniami dotyczącymi delegowania pracowników spoza Unii Europejskiej – najczęściej chodzi tu o pracowników z Ukrainy lub innych krajów zza naszej wschodniej granicy, do pracy w krajach Uni Europejskiej. Tematyka ta jest złożona dlatego wymaga szerszego omówienia – w odniesieniu do konkretnego kraju – dlatego pozwoliłem sobie przygotować serię artykułów w których przedstawię zarówno ogólne zasady delegowania, jak i specyfikę delegowania do poszczególnych krajów UE. Zapraszam do lektury:

 

Część I – Delegowanie pracowników – zasady ogólne

Część II – Delegowanie pracowników – dyrektywa wdrożeniowa, obowiązki informacyjne i organizacyjne

Część III – Zasady podlegania systemom ubezpieczeń społecznych

Regulacje krajowe:

 

1 2