Zgromadzenie wspólników – ważne zmiany od 1 marca 2019

Z

Od 1 marca 2019 r. wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników można podejmować w trybie pisemnym bez fizycznego odbywania zgromadzenia wspólników (wykreślony został przepis art. 231§4 ksh). Zmiana ta z pewnością ucieszy tych wspólników, którzy na stale zamieszkują poza granicami kraju a dotychczas zmuszeni byli stawiać się w Polsce na zgromadzenia.

Sam tryb głosowania na odległość ( tzw. obiegowy) przewidziany jest w kodeksie spółek handlowych od dawna z pewnym jednak ograniczeniem – z pisemnego głosowania wyłączone zostały wszystkie uchwały zastrzeżone dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników. W rzeczywistości więc zastosowanie tego trybu wykluczone było w stosunku do uchwał podejmowanych w sprawie zatwierdzania sprawozdania finansowego jak i absolutoriów. Ostatnia nowelizacja kodeksu handlowego wprowadziła w tym zakresie istotną zmianę – od  marca 2019 r.  w ramach głosowania na odległość podejmować można wszystkie uchwały, w tym także te leżące w kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. 

Jak w praktyce wygląda pisemne głosowane nad uchwałą? Każdy ze wspólników podpisuje osobiście treść uchwały wraz z kartą do głosowania. Oddanie głosu w tym trybie przez wspólników w rzeczywistości polega więc na podpisaniu uchwały wraz ze wzmianką o akceptacji jej brzmienia, braku zgody lub też wstrzymania się od głosu, w sytuacji, gdy wspólnicy fizycznie nie przebywają w tym samym miejscu.  Zaletą tego trybu jest bez wątpienia szybkość procedury oddania głosu – nie ma bowiem konieczności przesyłania sobie przez wspólników kolejno tego samego dokumentu do podpisu.  O podjęciu uchwały decyduje liczba odesłanych kart  z pisemnymi głosami pod daną treścią uchwały.

Stosowanie trybu głosowania nad uchwałami na odległość nie jest jednak bezwarunkowe. Najpierw wspólnicy muszą bowiem wyrazić zgodę na tryb pisemny głosowania nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników.  Aby ułatwić sobie korzystanie z tego trybu w przyszłości, warto więc bezpośrednio zapisać taką możliwość w umowie spółki wraz z uregulowaniem formalnych warunków glosowania pisemnego i opisem samej procedury.

W pewnych przypadkach należy jednak być ostrożnym przy podejmowaniu uchwał w trybie pisemnym. O ile w spółce panuje pełna zgoda, głosowanie pisemne jest rozwiązaniem, które z pewnością  zaoszczędzi wspólnikom wiele czasu i pieniędzy, które musieliby przeznaczyć na dotarcie na zgromadzenie w Polsce. Dotyczy to jednak tylko tych spraw, które nie wymagają szerszego przedyskutowania  i podjęcie decyzji nie nastręcza wspólnikom większych problemów. Należy mieć na uwadze, że w trybie głosowania pisemnego można odnieść się wyłącznie do zaproponowanej  nam treści uchwały – oddać głos „za”, „przeciw” lub wstrzymać się od głosu. Zgłaszanie jakichkolwiek zmian czy poprawek jest w tym trybie wykluczone. W tym też upatruje się słabość tego rozwiązania.  Warto więc rozważyć pozostawienie sobie pewnej furtki i ustanowienie obowiązku zwołania zgromadzeń w sprawach najważniejszych dla spółki i wymagających  szerszego omówienia. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy w spółce występuje wielu wspólników i istnieje wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktu pomiędzy sami wspólnikami lub też wspólnikami a zarządem.  

Czy masz wdrożone RODO – oficjalny formularz wymogów sprawdzanych podczas kontroli

W ostatnich dnia 2018 roku Departament Polityki Wydatkowej udostępnił na swojej stronie internetowej formularz oceny spełniania obowiązków wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Stanowi on podsumowaniem dotychczasowych doświadczeń w zakresie przygotowania jednostek administracji do realizacji zadań związanych z badaniem funkcjonowania systemu ochrony danych osobowych.

W praktyce jest to dokument zawierający szczegółową listę 111 wymogów związanych z systemem ochrony danych osobowych, których sprawdzenie ma dać odpowiedź czy w jednostce podlegającej ocenie zostało wdrożone RODO w sposób prawidłowy i kompletny.

Skierowany jest on do sektora publicznego, jednak w mojej ocenie warto także, by jednostki sektora prywatnego skorzystały z tego dokumentu i wykorzystały go do własnych celów.  W jaki sposób? Warto przebrnąć roboczo prze ten formularz dokonując samooceny w zakresie spełniania wymienionych wymogów, żeby odpowiedź na pytanie czy wdrożenie RODO jest właściwe i pełne. Co więcej, warto po takiej czynności sporządzić notatkę wewnętrzną zawierającą informacje o tym w jaki sposób dokonano weryfikacji i jakie wnioski z niej wypływają. W ten sposób będzie można postawić sobie „plusik” po stronie spełniania zasady ciągłości działania w obszarze ochrony danych osobowych, a to może okazać się ważnym argumentem na wypadek kontroli.

Sektor prywatny, szczególnie ten mniejszy, w mojej ocenie nie powinien jednak podchodzić do tego dokumentu bardzo formalistycznie. Trzeba pamiętać, że RODO dotyczy wszystkich, jednak mali oraz średni przedsiębiorcy nie muszą mieć  – i zazwyczaj nie mają – rozbudowanych i sformalizowanych procedur we wszystkich obszarach związanych z ochroną danych osobowych, jak to mają w zwyczaju jednostki publiczne. Biznes ze swojej specyfiki łączy się z nieco odmiennymi warunkami działania niż administracja, stąd przygotowany Formularz może być dla sektora prywatnego wyłącznie wskazówkami, niż sztywnymi wytycznymi.

Formularz można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów:

https://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/dzialalnosc/finanse-publiczne/kontrola-zarzadcza-i-audyt-wewnetrzny/aktualnosci1/-/asset_publisher/SVp7/content/formularz-oceny-spelniania-obowiazkow-wynikajacych-z-rodo-oraz-ustawy-o-ochronie-danych-osobowych/pop_up?_101_INSTANCE_SVp7_viewMode=print

 

 

Dziedziczenie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością- czyli jak zabezpieczyć spółkę i wspólników na wypadek śmierci jednego z nich

W ubiegłym tygodniu pojawił się u mnie jeden z klientów- wspólnik dużej spółki, informując, iż inny udziałowiec jest ciężko chory i obawia się jego rychłej śmierci, a tym samym paraliżu decyzyjnego w spółce. Zadał mi następujące pytanie: Panie Mecenasie czy da się coś zrobić aby spółka mimo śmierci jednego ze wspólników nadal funkcjonowała w niezakłócony sposób?

Bez wahania odpowiedziałem: Oczywiście. Jest kilka sposobów aby pomóc Państwa spółce.

Na początek po to by łatwiej uzmysłowić sobie wagę i doniosłość problematyki, którą chcę dla Państwa omówić, muszą zdać sobie Państwo sprawę czym jest udział. Udział w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest częścią kapitału zakładowego z którą wiążą się określone prawa m.in. prawo do udziału w zgromadzeniu i głosowaniu na nim, prawo do dywidendy, zaskarżania uchwał, przeglądania dokumentów w spółce itd.

Udział jak każde inne prawo podlega dziedziczeniu na zasadach ogólnych. Oznacza to, iż na miejsce zmarłego wspólnika co do zasady wstąpią wszyscy jego spadkobiercy. Jednak jak mogą się Państwo domyślać “przystąpienie” do spółki w miejsce jednego wspólnika kilku osób może rodzić liczne problemy, zwłaszcza w sytuacji gdy ich interesy są ze sobą sprzeczne. Dlatego też ustawodawca w art. 183 ksh przewidział pewnego rodzaju ograniczenie we wstąpieniu w prawa zmarłego udziałowca, które ma pozwolić na ochronę interesów w spółce. Otóż, umowa spółki może ograniczyć lub nawet wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. Oznacza to, iż wspólnicy już przy zawiązaniu spółki bądź w trakcie jej trwania (przypominamy że do zmiany umowy spółki wymagana jest większość ⅔ głosów i zachowanie formy aktu notarialnego) mogą postanowić, iż udział nie podlega dziedziczeniu w ogóle bądź też do spółki może przystąpić np. wyłącznie jeden wspólnik. Umowa spółki może może również wyłączyć lub w określony sposób ograniczyć podział udziałów między spadkobierców w przypadku, gdy zmarły wspólnik miał więcej niż jeden udział.

Wyłączenie lub ograniczenie wstąpienia spadkobierców do spółki nie oznacza jednak, iż spadkobiercy pozbawieni zostają ekwiwalentu za udział, który przypadał zmarłego spadkodawcy. Jeżeli zatem umowa spółki wyłącza lub ogranicza wstąpienie do spółki spadkobierców, należy pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia określić warunki rozliczenia ze spadkobiercami, którzy nie wstąpią do spółki.

Jeżeli w umowie nie zostaną określone warunki rozliczenia wówczas udział podlega dziedziczeniu według przepisów prawa spadkowego. Należy jednak pamiętać, iż spadkobierca jest zobowiązany, zgodnie z art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych, do zawiadomienia spółki o przejściu na niego udziału, jego części lub ułamkowej części, przedstawiając jednocześnie spółce, dowód przejścia którym może być postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowanego akt poświadczenia dziedziczenia.

Innym sposobem na zabezpieczenie spółki jak i samego wspólnika jest uczynienie za życia tzw. zapisu windykacyjnego. Zapis windykacyjny jest to tzw. rozrządzenie testamentowe, mocą którego spadkodawca postanawia, że oznaczona osoba – spadkobierca testamentowy lub ustawowy nabywa przedmiot zapisu z chwilą otwarcia spadku, którą jest w prawie polskim chwila śmierci spadkodawcy. Poczynienie takiego zapisu daje gwarancję, iż na wypadek śmierci wszystkie udziały spółki trafią do rąk wyłącznie jednej osoby, która będzie kontynuować wolę testora. Taki zapis pozwala na częste uniknięcie konfliktów w spółce.

Na koniec należy zadać sobie następujące pytanie: Co w sytuacji w której umowa spółki wyłącza bądź ogranicza prawo do wstąpienia wspólnika a testor uczynił zapis windykacyjny w którym rozrządził udziałami na wypadek śrmierci? Czy taki spadkobierca wstąpi do spółki?

W mojej ocenie, zawarta w umowie spółki klauzula wyłączająca lub ograniczająca wstąpienie do spółki na miejsce zmarłego wspólnika dotyczy także zapisobiercy windykacyjnego. Pogląd ten podzielają również niektórzy komentatorzy. Jak zaznacza prof. A. Kindyba “za taką wykładnią przepisu art. 183 k.s.h. przemawia zasada wnioskowania a fortiori. Jeżeli bowiem w umowie spółki wspólnicy mogą wyłączyć lub ograniczyć wstąpienie do spółki następcy prawnego zmarłego wspólnika pod tytułem ogólnym, to tym bardziej powinni móc to uczynić w stosunku do tego pod tytułem szczególnym, tj. w stosunku do zapisobiercy windykacyjnego z tytułu udziałów”.

Podsumowując- wspólniku, aby zabezpieczyć interesy swoje i spółki już teraz sprawdź swoją umowę spółki w tym zakresie, dostosuj jej zapisy bądź już za życia idź do notariusza i dokonaj tzw. zapisu windykacyjnego.

Jeżeli masz pytanie, chcesz zmienić umowę spółki, zabezpieczyć jej interesy-  nie bój się- pytaj. Z chęcią odpowiem na Twoje pytania. Dodatkowo wskażę inne sposoby zabezpieczenia interesów spółki o których nie wspomniałem w tym artykule.

Gdy egzekucja przeciwko spółce komandytowej okaże się bezskuteczna

Dziś do naszego klienta przyszło zawiadomienie o bezskutecznej egzekucji z majątku spółki komandytowej. Klient pomyślał: to koniec, nie odzyskam już moich pieniędzy.  Po namyśle postanowił jednak skontaktować się ze mną i zapytać czy może coś jeszcze zrobić.

Bez namysłu odpowiedziałem: Oczywiście. I to bardzo wiele. Zobaczy Pan jeszcze odzyskamy te pieniądze. 

Jak? Już odpowiadam.

Spółka komandytowa to taka spółka w której występują dwa rodzaje wspólników. Komandytariusze oraz Komplementariusze. W klasycznym, najbardziej spotykanym układzie, komandytariuszem jest osoba fizyczna, zaś komplementariuszem spółka z.o.o. Dlaczego tak? Otóż dlatego, że odpowiedzialność komandytariusza rozciąga się tylko do wysokości sumy komandytowej (komandytariusz jeżeli opłaci tą sumę to co do zasady nie odpowiada w ogóle majątkiem osobistym). Komplementariusz zaś odpowiada całym swoim majątkiem, stąd spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której kapitał zakładowy może wynosić nawet 5 tysięcy złotych. A zatem jej odpowiedzialność jest również nikła.

Wierzyciel może domagać się zatem zapłaty nie tylko wobec spółki ale również jej wspólników. Jednak zgodnie z art. 31 § 1 ksh odpowiedzialność komplementariusza ma charakter subsydiarny. Innymi słowy prowadzenie egzekucji przez wierzyciela wobec komplementariusza jest możliwe jedynie w przypadku, kiedy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.

Błędem przypadku klient było to, iż nie skontaktował się z prawnikiem już przed tworzeniem pozwu przeciwko spółce komandytowej. Ten zapewne doradziłby aby pozywać (w jednym procesie) od razu spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością będącą komplementariuszem oraz spółkę komandytową po to aby złożyć wniosek o zabezpieczenie.

No dobrze ale stan sprawy jest jaki jest. Co zatem zrobimy?

Wniesiemy o nadanie klauzuli na komplementariusza– art. 778 zn. 1 kpc pozwala nadać klauzulę na wspólników, gdy:

– egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczne

– gdy oczywistym jest, że egzekucja będzie bezskuteczna

Po co jednak wnosić o klauzulę jak i tak wiemy, że spółka z.o.o. to tylko tzw. wydmuszka?

Po to aby uzyskać kolejne postanowienie o bezskutecznej egzekucji. Brzmi dziwnie?

Może i tak ale już mówię po co to robimy. Pamiętajmy, że w spółce z o.o. odpowiedzialność za zobowiązania w pewnych sytuacjach mogą ponosić również członkowie zarządu- jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.

Członek zarządu może się uwolnić jednak od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Warto zatem zadzwonić do Sądu i zapytać czy nie wpłynął wniosek o ogłoszenie upadłości.

Jeżeli nie, kierujemy pozew  przeciwko członkom zarządu. Aby nie uciekli nam z majątkiem warto równocześnie sformułować wniosek o zabezpieczenie roszczenia. Pamiętaj jednak, że pozywając członka zarządu musisz sprawdzić czy był on w organach spółki w okresie kiedy istniało zobowiązania. Może być bowiem tak, że w momencie gdy zobowiązanie stało się wymagalne, był już inny członek zarządu nie ujawniony jeszcze w KRS (wpis w tym przypadku nie przesądza o tym czy ktoś jest członkiem zarządu, ma on charakter wyłącznie deklaratoryjny). Warto zatem wcześniej udać się do KRS i zobaczyć skład osobowy spółki w danym okresie a przy okazji (a może przede wszystkim) sprawdzić sprawozdania finansowe spółki.

A co gdyby okazało się, że komplementariusz lub członek zarządu uciekł nam z majątkiem? Wówczas warto złożyć pozew ze skargi pauliańskiej oraz zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa. Ale o tym już w kolejnym wpisie….

Jak zatem widzisz, bezskuteczność egzekucji nie musi zawsze oznaczać utraty Twoich środków finansowych. Zawsze warto walczyć o swoje ciężko zarobione pieniądze.

Kadencja a mandat, czyli ciąg dalszy nastąpił…

Postanowiłem w dzisiejszym wpisie krótko odnieść się jeszcze do dwóch podstawowych pojęć których użyłem w poprzednim wpisie dotyczącym sposobu obliczania okresu sprawowania funkcji w organach spółek kapitałowych.

Jako, iż nawet Sąd Najwyższy w sprawie o której pisałem uprzednio „wytknął” Sądowi Okręgowy, iż ten błędnie utożsamia „czas trwania kadencji” z „okresem przysługiwania członkowi mandatu”, przyszedł czas aby wyjaśnić termin „kadencja” oraz „mandat”.

Otóż kodeks spółek handlowych wprost wskazuję definicję kadencji w art. 369 ksh stanowiąc, iż okres sprawowania funkcji przez członka zarządu nie może być dłuższy niż pięć lat. Kadencja to zatem czas, okres na jaki powołana jest dana osoba w spółce.

Ustawa nie tłumaczy natomiast czym jest mandat. Dlatego też doktryna przyjmuje, iż mandat to uprawnienie do wykonywania praw i pełnienia obowiązków członka zarządu.

Pytanie podstawowe, które nasuwa się każdemu: Czy osoba może pełnić funkcję w spółce pomimo upływu kadencji?

Otóż tak i jest to sytuacja najczęstsza! Mijają lata kalendarzowe (upływa kadencja) ale trwa nadal mandat zaś osoba może podejmować skuteczne czynności w spółce…

Jak zatem wyznaczyć okres sprawowania funkcji członka zarządu? Najprościej mówiąc wskazując czas od chwili powołania do momentu wygaśnięcia mandatu. Mandat wygasa zaś w momencie zatwierdzenie sprawozdania za ostatni pełny rok obrotowy bądź wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania.

PRZYKŁAD (zakładamy, iż w spółce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym a osoba nie umiera ani nie zostaje wcześniej odwołana ani nie rezygnuje):

Jeżeli osoba zostaje powołana 20 lutego 2012 roku na 3 letnia kadencję to jej kadencja trwa do 20 lutego 2015 roku (liczymy według lat kalendarzowych). Jej mandat trwa zaś aż do 1 czerwca 2016 roku, kiedy to zatwierdzone zostaje sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy. Dlaczego tak długo? tu odsyłam do mojego poprzedniego artykułu 🙂

Kiedy w omawianym przypadku winny zatem zostać wybrane nowe osoby do zasiadania w zarządzie/ radzie nadzorczej ? Dopiero na zgromadzeniu w dniu 1 czerwca 2016 roku.

Tak, wiem. Nie jest to materia najprostsza. Ktoś zapyta jednak: dlaczego to tak ważne aby wiedzieć kiedy wygasa mandat?

Otóż to bardzo ważne zagadnienie. W sytuacji w której wybrałbyś jako wspólnik nowy zarząd już 1 czerwca 2015 roku mógłby powstać problem „dwuwładzy”- istniałyby de facto dwa zarządy, które zapewniam Cię zaczęłyby się wzajemnie zwalczać!

Nadto pozostali wspólnicy zapewne zaskarżyliby uchwałę o wyborze zarządu do sądu wnosząc o stwierdzenie jej nieważności. To zaś może spowodować trwały paraliż w spółce. A wszystko przez niewłaściwe wyliczenie dat…

Dlatego jeżeli masz wątpliwość skontaktuj się z prawnikiem, który przeanalizuje umowę oraz sytuację w Twojej spółce.

1 2 3