Przetwarzanie danych pracowników – praktyczne podsumowanie

Zakres danych osobowych, które pracodawca może żądać od pracownika wynikający z Kodeksu Pracy to:

  1. imię i nazwisko
  2. imiona rodziców
  3. data urodzenia
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
  5. wykształcenie
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
  7. PESEL
  8. imiona, nazwiska, wiek dzieci
  9. innych danych, których potrzeba zebrania wynika z przepisów prawa i wynika z korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień (np. rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jeśli wynika to z regulaminu ZFŚS)

Zakres danych, które można przetwarzać wynikający z rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej(Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):

  1. wypełniony kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (tam między innymi znajduje się podstawa przetwarzania takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL, NIP, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, nr i seria dowodu osobistego, informacja o stosunku do powszechnego obowiązku obrony)
  2. świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. prawo jazdy dla kierowcy lub świadectwo ukończenia szkoły);
  4. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  5. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
  6. dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,

  7. dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  8. dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy

UWAGA! Z końcem 2018 roku ww. rozporządzenie przestanie obowiązywać stąd zajdzie konieczność weryfikacji w tym zakresie.

Zakres danych, które można przetwarzać pracodawca w stosunku do pracowników będących cudzoziemcami (ustawa o skutkach powierzenia wykonania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP) to dokumenty poświadczające uprawnienie do pobytu i pracy na terenie RP. Ich brak może narazić pracodawcę na odpowiedzialność.

Zakres danych wynikający z przepisów podatkowych i przepisów ubezpieczeń społecznych to wszelkie dane, które są niezbędnie konieczne do wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z pełnienia funkcji płatnika zaliczek na podatek i składem na ubezpieczenia społeczne. Jeśli jakiś urzędowy formularz wymaga podania przez pracodawcę danych pracownika, pracodawca może je zebrać od pracownika i wykorzystać do tego celu.

Kwestie dodatkowe:

  1. zdjęcie – gdy wynika z interesu pracodawcy, np. używane są w firmie identyfikatory w celu zapewnienia bezpieczeństwa (obowiązek stosowania identyfikatorów należy wprowadzić obwieszczeniem lub regulaminu pracy). Umieszczenie zdjęć na stronie internetowej lub innych materiałach jest możliwe wyłącznie za jego zgodą.
  2. zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego – tylko w niezbędnym zakresie i gdy przepis prawa na to wskazuje (np. w stosunku do nauczycieli). W pozostałym zakresie pracodawca powinien dokonać samodzielnego sprawdzenia swojego pracownika w bazie KRK lub poprzestać na uzyskaniu od pracownika oświadczenia w tym zakresie.
  3. telefon, e-mail – brak przepisu prawnego, jednak w zależności od sytuacji można tłumaczyć uzyskanie tych danych uzasadnionym interesem pracodawcy (np. praca zdalna, inna potrzeba zachowania kontaktu (np. dyżury)).
  4. Numer rachunku bankowego – może być zbierany do celów rozliczenia się z wynagrodzenia.

Zakaz zbierania:

  1. kopia książeczki wojskowej – należy poprzestać na oświadczeniu z kwestionariusza osobowego
  2. kopia dowodu osobistego – brak podstawy do zbierania kopii dowodu osobistego pracownika
  3. zaświadczenie o zameldowaniu – brak podstaw do zbierania zaświadczenia o zameldowaniu. W przypadku jednak gdy przepis prawa nakłada na pracodawcę obowiązek jego podania (np. formularze ZUS ZZA i ZUS ZUA wymagają podania tych danych) można zażądać ich od pracownika w formie oświadczenia, prosząc w razie wątpliwości o ich potwierdzenie stosownym zaświadczeniem.

Występuje także pogląd, że kopie ww. dokumentów te mogą być zbierane gdy jest to uzasadnione względami pracodawcy, ale wówczas zbędne dane należy zamazywać (zanonimizować dokumenty w niezbędnym zakresie). Pogląd ten jest jednak odosobniony i tym samym niebezpieczny.